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Demande d'autorisation pour l'organisation d'événements publics

L’organisation d’un événement public dans l’entité du Roeulx est soumise à l’autorisation du Collège communal. Soirée, repas, exposition, donnerie, vide-dressing, spectacle, marché, salon, fête scolaire, cortège, parade, procession, événement sportif ou folklorique, concert, afterwork, festival, brocante, course, inauguration, marché de Noël, ducasse, … pour ne citer qu’eux, sont tous des événements qui nécessitent l’introduction d’une demande d’organisation auprès de l’autorité communale via la plateforme Eaglebe.

Ces demandes d’organisation doivent être introduites au minimum 2 mois avant la date de l’événement (sauf si l’événement est soumis à une réglementation plus contraignante ou en cas d’événements particuliers régis par des prescriptions légales spécifiques).

Cliquez ICI pour vous créer un compte Eaglebe et accéder au formulaire de demande d’organisation d’événement public.

Consultez également notre guide PDF pour vous aider à créer votre compte et introduire et gérer vos demandes.

Avant de vous lancer, consultez les informations ci-dessous:

Evénement public ou privé
Réglementation
Posez-vous les bonnes questions
Quels avantages avec Eaglebe?
Délai d'introdution de vos demandes

Evénement public ou privé

Votre événement est-il public ou privé ?

Événement public : à l’inverse des événements privés, un événement public est ouvert à tout le monde. Il est l’objet d’une publicité pour en faire la promotion. L’organisateur n’a pas de lien personnel et individuel privé avec les personnes qui le fréquentent. Son accès peut être payant ou gratuit.

Événement privé : il s’agit d’un événement dont l’entrée est conditionnée par une invitation et pour lequel aucune publicité n’est faite. L’organisateur doit pouvoir justifier d’un lien personnel et individuel avec ses invités (ex : mariage, réunion familiale, etc). L’entrée doit être gratuite.

Si votre événement est public, son organisation nécessite un accord de l'autorité communale de la Ville du Roeulx. Vous devez donc introduire une demande spécifique en suivant la procédure expliquée ci-dessous.

Réglementation

En fonction du type d’événement que vous programmez, il existe une série de règles à respecter.

Réglementation générale pour tous les événements :

Consultez le Règlement général de police coordonné des communes de Braine-le-Comte, Écaussinnes, Le Roeulx, Soignies Version 25/10/2023 ;
Consultez également le règlement redevance concernant l’occupation du domaine public et le prêt de matériel

Réglementation spécifique en fonction du type d’activités mises en oeuvre :

Consultez les fiches d’informations de la Zone Hainaut Centre pour les cas particuliers listés ci-dessous :

Enfin, certains types d’événements sont soumis à des réglementations spécifiques (course cycliste, match de foot, ...). Veuillez vous rapporter aux articles de loi.

Posez-vous les bonnes questions

Pour pouvoir compléter votre demande d’organisation, préparez les informations suivantes :

Période : définissez le timing de votre événement et de ses montages/démontages ou répétitions éventuelles.
Plan de l’événement : ayez une vue claire et objective de l’implantation au sol de votre organisation. Quelles structures seront déployées, où seront-elles placées, quel impact l’implantation aura sur la circulation routière et le stationnement, …?
Structures temporaires : aurez-vous besoin d’un chapiteau (si oui de quelle dimension), tonnelles, …?
Assurance : la preuve d’une assurance RC spécifique pour l’événement est exigée. Veillez à la prévoir.
Mobilité : réfléchissez aux impacts de votre événement sur le trafic et le stationnement et faites-nous vos suggestions pour prévenir tous problèmes (déviation, interdiction de stationnement, blocage de rues, …).
Parcours : si vous organisez une marche, un jogging, une balade, un cortège, une parade, … assurez-vous d’avoir à votre disposition les plans de vos itinéraires.
Parking : où vos visiteurs vont-ils se parquer pour accéder à votre événement?
Musique/bruit : allez-vous diffuser de la musique ou prévoyez-vous de faire du bruit tard dans la nuit.
Restauration/débit de boissons : si vous en prévoyez, réfléchissez aux moyens de cuisson qui seront utilisés, quelles boissons vous comptez proposer et dans quel type de contenants vous envisagez de les servir.
Affichage : si vous envisagez la pose d’affiche ou de panneaux/bâches promotionnels dans l’espace public, réfléchissez au type de supports, à leur format, à leur mode d’affichage et aux endroits précis où vous souhaitez les positionner.
Matériel : avez-vous besoin de matériel en prêt ? La Ville du Roeulx peut vous aider. Définissez vos besoins avant de démarrer votre demande.
Eau/électricité : votre événement nécessite-t-il la pose d’un coffret électrique temporaire ou celle d’un col de cygne ? Si oui, merci d’en aviser nos services dans le formulaire.
Salle de fête : si vous avez besoin de louer une salle communale, renseignez-vous auprès de nos services et finalisez votre location avant d’introduire votre demande d’organisation de l’événement.

Quels avantages avec Eaglebe?

Grâce à la plateforme Eaglebe, introduisez vos demandes d’organisation d’événements publics en quelques clics ! Depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, vous pourrez facilement effectuer votre demande tout en vous assurant qu’elle soit la plus complète possible.

Vos avantages :

Rapidité et efficacité : la création d’un compte Eaglebe vous permet d’automatiser le remplissage de vos données et de dupliquer vos demandes antérieures
Centralisation de vos infos et demandes : avec Eaglebe, vous avez accès en quelques clics à l’ensemble des déclarations que vous avez introduites
Rappel de la réglementation liée à votre organisation : pour que rien ne soit laissé au hasard, à chaque étape de l’introduction de votre dossier, votre attention sera attirée sur les règles à prendre en compte et sur les démarches supplémentaires à faire (déclaration Unisono, assurance, prêt de matériel, …)
Exhaustivité assurée : vous pourrez joindre à votre demande d’organisation tous les documents utiles au bon déroulement de celuici (demande de prêt de matériel, parcours GPX, déclaration de stewards, …) et vous ferez dans le même temps vos demandes de dérogation au Règlement général de Police si cela s’avère nécessaire.
Création assistée de plans : Eaglebe vous aide à créer le plan de votre événement grâce à une carte dynamique sur laquelle vous pouvez vousmême venir composer votre implantation, intégrer vos besoins en termes de circulation et stationnement et faire vos propres suggestions en ce qui concerne les déviations à envisager.

Délai d'introduction de vos demandes

ATTENTION - Non-respect du délai d’introduction de votre demande

Les demandes d'autorisation pour l'organisation d'un événement public DANS l’entité du Roeulx doivent être introduites 2 mois minimum avant la date de celui-ci sous peine de sanctions :

Amende administrative de 350 €
L’événement peut être interdit. S’il a lieu malgré l’interdiction, il y sera immédiatement mis fin par les représentants des forces de l’ordre, sans préjudice de l’application de sanctions administratives.

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